Déclaration de confidentialité – GDPR

Déclaration de confidentialité[1]

Ceci est la déclaration de confidentialité de la SP Kantoor Sylvie Micholt avec siège social à : Maria van Bourgondiëlaan 7b, 8000 Bruges, n° TVA BE0628.638.093 ainsi que de la SPRL Advocatenkantoor Ralf Micholt avec siège social à : Maria van Bourgondiëlaan 7b, 8000 Bruges, n° TVA BE0452.474.118 et de tous les avocats ayant leur siège principal à l’adresse Maria van Bourgondiëlaan 7b, 8000 Bruges[2], et qui s’appellent ensemble Amistadlaw.

Par cette déclaration de confidentialité, nous voulons informer tout intéressé aussi bon que possible de la façon dont nous rassemblons et traitons vos données à caractère personnel.  La présente déclaration de confidentialité est d’application à toute relation entre nous d’une part et les clients, fournisseurs, partenaires, perspectives et parties adverses d’autre part.

Le cabinet prend au sérieux la protection de vos données et prend des mesures appropriées en vue de combattre l’abus, la perte, l’accès non autorisé, la publication indésirable et la modification illicite.

De plus, tant le secret professionnel imposé par la loi que la déontologie de chaque avocat impliquent aussi des obligations en ce qui concerne la protection des données à caractère personnel.

Le responsable de la protection des données :

Personne de contact : Sylvie Micholt

Maria van Bourgondiëlaan 7b

8000 Bruges

Tél: +32 50 314130

www.amistadlaw.be

privacy@amistadlaw.be

 

Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons et quel en est le motif ?

En tant qu’avocats, nous disposons de plusieurs catégories de données à caractère personnel suite au fait que vous faites appel aux services du cabinet et/ou car vous nous les avez fournies vous-même, comme entre autres des données d’identification et de contact, des données financières, des données familiales, des données sur votre casier et passé judiciaires, des données sur votre carrière professionnelle, etc…

Ces données peuvent concerner ou bien la relation avec le cabinet en tant que client, fournisseur ou partenaire, ou bien vous-même en tant que relation professionnelle avec un des clients.

Ci-après, vous trouverez une énumération non exhaustive des données à caractère personnel que nous traitons.  Toutefois, une énumération exhaustive n’est pas possible vu que celle-ci peut varier en fonction de la situation ou du dossier.

Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive à titre illustratif :

–       Données à caractère personnel générales : prénom et nom de famille, sexe, date de naissance, lieu de naissance, détails d’adresse, numéro d’appel, adresse électronique, numéro Whatsapp, autres données à caractère personnel que vous nous fournissez activement afin de pouvoir étayer votre dossier, numéro de compte bancaire etc…

–       Données à caractère personnel spéciales[3]: casier judiciaire, faits ou condamnations, données de personnes de moins de 16 ans, données à caractère personnel qui démontrent la race ou l’origine ethnique, des opinions politiques, convictions religieuses et philosophiques, ou l’appartenance à un syndicat, et traitement des données génétiques, données biométriques en vue de l’identification unique d’une personne, ou des données sur la santé ou concernant le comportement sexuel ou l’orientation sexuelle d’une personne.

Nous ne faisons pas application d’un traitement automatisé des données (cfr. profiling).

Vos données à caractère personnel sont traitées par le cabinet à plusieurs fins dont la gestion de l’administration générale et financière, la gestion de notre clientèle et notre fichier fournisseur, la prestation d’un service correct et la bonne exécution des conventions, des activités de direct marketing.

  

Quels sont les fondements juridiques pour le traitement de vos données à caractère personnel ?

L’obligation qui incombe au cabinet en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel, est reprise dans le Règlement général sur la protection des données[4].

L’article 6.1 de ce règlement stipule les fondements juridiques en vertu desquels vos données à caractère personnel peuvent être traitées.  Ci-après, vous trouverez un résumé non exhaustif des fondements (juridiques) qu’invoque le cabinet en vue du traitement de vos données à caractère personnel :

–         votre consentement : en faisant appel aux services du cabinet, vous avez donné votre consentement formel et spécifique.  Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (voir infra).

–         Sur base des obligations légales et déontologiques que doit remplir le cabinet : en tant que cabinet de groupe d’avocats, nous sommes tenus de conserver vos données à caractère personnel dans le cadre de plusieurs obligations légales.  Ceci est le cas, par exemple, pour : la loi sur le blanchiment d’argent[5], la législation sociale et fiscale, etc…;

–         sur base de la convention entre le cabinet et vous-même : afin de pouvoir fournir les services adéquats, nous devons rassembler et traiter vos données à caractère personnel.  Bien évidemment, nous nous limitons aux données nécessaires;

–         votre intérêt ainsi que celui des clients : le cabinet traite vos données à caractère personnel car celles-ci sont nécessaires aux intérêts du cabinet et ceux des clients afin de pouvoir vous défendre (en droit).  Toutefois, d’autres intérêts aussi du cabinet, des clients, fournisseurs ou autres tiers avec qui le cabinet collabore, interviennent lors du traitement de vos données à caractère personnel.  Ceci joue aussi un rôle dans l’intérêt de l’exécution du droit fondamental à la liberté d’expression, à l’information et/ou d’institution.

 

Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

Toute personne travaillant pour le cabinet a accès à vos données à caractère personnel et ceci dans le cadre de leur mission au sein du cabinet.

Afin de garantir la protection de vos données à caractère personnel, ces personnes sont soumises aux obligations déontologiques et/ou contractuelles (dont un accord de confidentialité).

En ce qui concerne les prestataires de services tiers, ils n’ont accès à vos données à caractère personnel que dans la mesure où ils ont besoin de telle ou telle donnée dans le cadre de nos objectifs.  Ils ont aussi été demandés d’offrir suffisamment de garanties afin de respecter et garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Nous ne mettons pas vos données à caractère personnel à la disposition de tiers pour des fins commerciales et/ou promotionnelles.

 

Combien de temps gardons-nous vos données à caractère personnel ?

Le cabinet conserve vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire selon les obligations légales et déontologiques de sorte que le cabinet puisse fournir les services correctement ou parce que le cabinet a un intérêt légitime pour garder ces données encore plus longtemps (p.ex. dans le cadre d’une responsabilité civile).

Aussi dans le cadre de la pratique professionnelle du cabinet, nous nous réservons le droit de conserver des décisions judiciaires et de les traiter comme précédents pour une autorité judiciaire ou en vue de publication.  Bien évidemment, ces décisions judiciaires sont toujours anonymisées.

 

Quels sont vos droits à l’égard du traitement de vos données à caractère personnel ?

Vous avez un droit d’accès, de rectification ou d’effacement de vos données à caractère personnel.  De plus, vous avez le droit de retirer votre consentement éventuel en ce qui concerne le traitement des données, ou de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par le cabinet ; vous avez un droit de transférabilité des données.

Vous pouvez envoyer une demande d’accès, de rectification, d’effacement, de transfert de vos données à caractère personnel ou une demande de retrait de votre consentement ou opposition au traitement de vos données à caractère personnel à privacy@amistadlaw.be.

Afin de nous assurer du fait que la demande d’accès a été faite par vous, nous vous demandons d’y joindre une copie de votre preuve d’identité.  Dans cette copie, mettez en noir votre photo d’identité, le MRZ (machine rendable zone, la bande avec les numéros en bas du passeport), le numéro du passeport et le numéro de service citoyen (NSC) afin de sauvegarder votre vie privée.

Le cabinet s’engage à réagir le plus vite possible, mais bien dans les trente jours.  En fonction de la complexité de la/des demande(s) et le nombre de demandes, ce délai peut être prolongé, en cas de besoin, d’encore deux (2) mois[6].  Cette réponse doit indiquer, de façon motivée, la raison pour laquelle le cabinet (n’) accepte (pas) la/les demande(s) du client.

Le cas échéant, l’avocat se réserve le droit de demander une rémunération raisonnable à la lumière des frais administratifs liés à l’acceptation de la/des demande(s).

Si vous n’êtes pas d’accord avec notre politique de confidentialité, vous pouvez porter plainte auprès de l’autorité de surveillance, à savoir la Commission de la protection de la vie privée, Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles, tél. +32 (0)2 274 48 00, fax. +32 (0)2 274 48 35, courrier électronique : commission@privacycommission.be, site : https://www.privacycommission.be.

 

Des questions ou des plaintes ?

 Si vous avez des questions ou des plaintes sur la façon dont vos données à caractère personnel sont traitées ou si vous désirez plus d’informations à ce sujet ou sur la déclaration de confidentialité, vous pouvez nous contacter par privacy@amistadlaw.be.

 Veuillez bien indiquer vos coordonnées dans le courrier électronique et y joindre une copie de votre carte d’identité.

 

[1]Nous nous réservons le droit d’effectuer des modifications à la présente déclaration de confidentialité conformément à la législation en vigueur. Il faut alors mieux régulièrement consulter la présente déclaration de confidentialité pour être toujours au courant du contenu exact.
[2]En abrégé : le cabinet.
[3]Les articles 8, 9 et 10 du Règlement général sur la protection des données établissent plusieurs catégories de données spéciales et/ou sensibles : Entre autres le traitement des données de mineurs, du casier judiciaire ou le traitement des données à caractère personnel qui démontrent la race ou l’origine ethnique, des opinions politiques, convictions religieuses et philosophiques, ou l’appartenance à un syndicat, et le traitement des données génétiques, données biométriques en vue de l’identification unique d’une personne, ou données sur la santé, ou données concernant le comportement sexuel ou l’orientation sexuelle d’une personne.
[4]UE 2016/679 du Parlement europeen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la Directive 95/46/CE, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
[5]Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, M.B. 6 octobre 2017 avec dernières modifications http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=nl&la=N&table_name=wet&cn=2017091806
[6]Conformément à l’article 12 du Règlement général sur la protection des données.