Privacyverklaring – GDPR

Privacyverklaring[1]

Dit is de privacyverklaring van de BV Kantoor Sylvie Micholt, met maatschappelijke zetel: Maria van Bourgondiëlaan 7b, 8000 Brugge, BTW-nr. BE0628.638.093 evenals BV Advocatenkantoor Ralf Micholt, met maatschappelijke zetel Maria van Bourgondiëlaan 7b, 8000 Brugge, BTW-nr. BE0452.474.118 evenals van alle advocaten die hun hoofdzetel hebben op het adres Maria van Bourgondiëlaan 7b, 8000 Brugge[2] en zich samen Amistadlaw heten.

Via deze Privacyverklaring wensen wij ieder belanghebbende zo goed als mogelijk te informeren over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle relaties tussen ons enerzijds de cliënten, leveranciers, partners, prospecten en tegenpartijen anderzijds.

Het Kantoor neemt de bescherming van uw gegevens ernstig en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Daarnaast omvat zowel de deontologie van iedere advocaat als het wettelijke vastgelegde beroepsgeheim van elke advocaat ook verplichtingen inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Verantwoordelijke functionaris voor de gegevensbescherming:

 Contactpersoon: Sylvie Micholt

Maria van Bourgondiëlaan 7b

8000 Brugge

Tel: +32 50 314130

www.amistadlaw.be

privacy@amistadlaw.be

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Als advocaten beschikking wij over verschillende categorieën van persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van de diensten van het Kantoor en/of omdat u deze zelf aan ons (heeft) verstrekt zoals o.a. identificatie- en contactgegevens, financiële gegevens, familiale gegevens, gegevens over jouw strafrechtelijk en gerechtelijk verleden, gegevens over jouw professionele loopbaan, etc…

Deze gegevens kunnen zowel betrekking hebben in uw relatie met het Kantoor als cliënt, leverancier, partner of zelfs als op u als zakelijke relatie met één van de cliënten.

Hieronder vindt u een niet limitatieve opsomming van de persoonsgegevens die door ons worden verwerkt. Echter is een limitatieve opsomming niet mogelijk gezien dit steeds kan wijzigen van situatie tot situatie, dossier tot dossier.

Een niet limitatieve en illustratieve lijst vindt u hieronder:

–      Algemene persoonsgegevens: voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, Whasappnummer, overige persoonsgegevens die u actief verstrekt en u ons bezorgt teneinde uw dossier te kunnen onderbouwen, bankrekeningnummer –       etc.  

–      Bijzondere persoonsgegevens[3]: strafrechtelijk verleden, feiten of veroordelingen, gegevens van personen jonger dan 16 jaar, persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking (cfr. profiling).

Uw persoonsgegevens worden door het Kantoor verwerkt voor verschillende doeleinden, waaronder het voeren van de algemene en financiële administratie, het beheer van ons klanten- en leveranciersbestand, het verschaffen van een correcte dienstverlening en de goede uitvoering van de overeenkomsten, direct marketingactiviteiten. 

Wat zijn de rechtsgronden voor het verwerken van uw persoonsgegevens?

De verplichting die op het Kantoor rust m.b.t. het verwerken van uw persoonsgegevens ligt vervat in de Algemene Verordening Gegevensbescherming[4].

Artikel 6.1 van die Verordening geeft weer op welke rechtsgronden uw persoonsgegevens mogen verwerkt worden. Hieronder vindt u een niet limitatief overzicht van de (rechts)gronden waarop het Kantoor zich beroept voor het verwerken van uw persoonsgegeven:

 –      uw toestemming: door op de diensten van het Kantoor een beroep te doen heeft u uw uitdrukkelijke en specifieke toestemming gegeven. U kunt uw toestemming steeds intrekken (zie infra);

–      op basis van de wettelijke en deontologische verplichtingen waaraan het Kantoor dient te voldoen: als advocatenkantoor zijn we in het kader van verschillende wettelijke verplichtingen gehouden uw persoonsgegevens bij te houden. Dit is voorbeeld het geval voor: de witwaswet[5], sociale en fiscale wetgeving, etc.;

–      op basis van de overeenkomst die het Kantoor met u heeft: om adequate dienstverlening te kunnen bezorgen diensten wij uw persoonsgegevens te verzamelen en verwerken. Uiteraard beperken wij ons tot de noodzakelijke gegeven;

–      het belang dat zowel u als de cliënten erbij hebben: het Kantoor verwerkt uw persoonsgegevens omdat deze noodzakelijk zijn voor de belangen van het kantoor, die van de cliënten om u (in rechte) te kunnen verdedigen. Maar ook andere gerechtvaardigde belangen van het Kantoor, de cliënten, leveranciers of andere derden met wie het Kantoor samen werkt, heeft bij het verwerken van uw persoonsgegevens. Eveneens in het belang van de ter uitoefening van het fundamenteel recht op vrijheid van meningsuiting of informatie en/of de instelling.

Wie heeft er toegang tot uw persoonsgegevens?

Alleen personen die werken voor het Kantoor hebben toegang tot uw persoonsgegevens en dit in het kader van hun opdracht binnen het Kantoor.

Om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen zijn zij onderworpen aan een deontologische en/of contractuele verplichtingen (waaronder een vertrouwelijkheidsovereenkomst).

Wat de derde dienstverleners betreft hebben zij alleen toegang tot uw persoonsgegevens in welke mate en dewelke zij nodig hebben voor de doeleinden die door ons zijn vooropgesteld. Ook aan hen is gevraagd dat zij voldoende waarborgen bieden om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te respecteren en te garanderen.

Wij stellen uw persoonsgegevens niet ter beschikking van derden voor commerciële en/of promotionele doeleinden.

Hoe lang houden we uw persoonsgegevens bij?

Het Kantoor houdt uw persoonsgegevens bij zolang als nodig volgens de wettelijke en deontologische verplichtingen zodat het Kantoor de diensten correct kunnen verlenen of omdat het Kantoor een gerechtvaardigd belang heeft om deze gegevens langer bij te houden (vb. in het kader van enige burgerrechtelijke aansprakelijkheid).

Ook in het kader de beroepsuitoefening van het Kantoor behouden wij het recht voor om gerechtelijke uitspraken bij te houden en deze te verwerken als precedenten voor een gerechtelijke instantie of ter publicatie. Uiteraard worden deze gerechtelijke uitspraken steeds geanonimiseerd.

Wat zijn uw rechten t.a.v. de verwerking van uw persoonsgegevens?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het Kantoor en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@amistadlaw.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Het Kantoor houdt zich eraan zo snel mogelijk te reageren, maar binnen de dertig dagen. Afhankelijk van de complexiteit van het (de) verzoek(en) en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee (2) maanden worden verlengd[6]. Dit antwoord moet op gemotiveerde wijze aangeven waarom het Kantoor (niet) ingaat op het (de) gevraagde verzoek(en) van de cliënt.

De advocaat behoudt zich desgevallend het recht voor een redelijke vergoeding aan te rekenen in het licht van de administratieve kosten waarmee het inwilligen van het (de) verzoek(en) gepaard gaat/gaan.

Indien u niet akkoord gaat omtrent ons privacy beleid kunt u een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit, nl. de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax. +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be, website: https://www.privacycommission.be.

Heeft u vragen of klachten?

Als u vragen of klachten heeft over de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt of wanneer u meer informatie wenst daaromtrent of omtrent de privacyverklaring dan kunt u ons contacteren via privacy@amistadlaw.be.

Gelieve duidelijk in de e-mail uw contactgegevens te vermelden en een kopie van uw identiteitskaart te voegen.

 

[1] Wij houden het recht voor om wijzingen overeenkomstig de heersende wetgeving aan te passen aan huidige privacyverklaring. U raadpleegt dan ook het beste deze privacyverklaring op geregelde tijdstippen zodat u steeds op de hoogte blijft.
[2] Verder afgekort als: het Kantoor.
[3] Artikelen 8, 9 en 10 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming bepalen verschillende categorieën van bijzondere en/of gevoelige gegevens: Onder meer de verwerking van gegevens van minderjarigen, strafrechtelijke gegevens of de verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
[4] EU 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegeven en tot intrekking van de Richting 95/46/EG, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
[5] wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, B.S. 6 oktober 2017 met laatste wijzigingen http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=nl&la=N&table_name=wet&cn=2017091806
[6] Conform artikel 12 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.